Organizar un evento exitoso no es tarea fácil. Además de la planificación y el trabajo duro, es esencial asegurar patrocinios y asociaciones para la viabilidad financiera y el logro de objetivos. Un evento próspero depende de varios aspectos, como el lugar adecuado, la decoración, la alimentación, las atracciones y la infraestructura. Esta inversión puede ser considerable, especialmente en eventos de gran envergadura, por lo que contar con patrocinios es fundamental.
En este artículo, proporcionaremos consejos y estrategias para obtener patrocinios y asociaciones para eventos. Exploraremos las mejores prácticas para desarrollar una propuesta de patrocinio atractiva, cómo identificar posibles patrocinadores, cómo abordarlos y cómo presentar los beneficios de la asociación. ¡Comencemos!
Investiga empresas relacionadas con tu evento
El primer paso para obtener patrocinios es realizar una investigación exhaustiva de empresas que operen en áreas relacionadas con tu evento. Identifica aquellas que tengan un público objetivo similar al de tu evento, ya que esas serán tus posibles patrocinadoras. Haz una lista con todas estas empresas y ponte en contacto con cada una de ellas.
Al contactar a posibles patrocinadores, verifica a qué departamento de la empresa debes dirigirte y si es necesario programar una reunión para hablar sobre la posibilidad de una asociación. Ten en cuenta que el término "patrocinio" puede no ser bien recibido en una primera conversación, así que intenta sustituirlo por sinónimos que den a entender que deseas la colaboración de la empresa, como coparticipación o asociación.
Conoce la empresa a la que pedirás patrocinio
Antes de hablar con una empresa sobre la posibilidad de patrocinio, es fundamental conocer a fondo el perfil de la empresa. Conoce sus productos o servicios, sus objetivos y quién es su público objetivo. Esta información será esencial para elaborar un proyecto que ofrezca retornos realmente útiles al patrocinador, despertando su interés.
Al conocer a la empresa patrocinadora en potencia, podrás adaptar tu proyecto de manera que destaque cómo la asociación puede ser beneficiosa para ambas partes. Muestra cómo el evento puede contribuir a la imagen de la empresa, cómo puede generar visibilidad y cómo puede ayudar a alcanzar los objetivos de marketing y ventas.
Desarrolla una propuesta de patrocinio completa y viable
Una propuesta de patrocinio completa y bien elaborada es fundamental para captar la atención de posibles patrocinadores. Dedica tiempo a desarrollar una planificación seria y viable, detallando los costos involucrados y estableciendo un calendario de aplicación y retorno de las inversiones.
Además, presenta un plan de marketing y difusión detallado, mostrando cómo se promoverá el evento y cómo se destacará la marca del patrocinador. Presenta también opciones de cuotas de patrocinio, con diferentes niveles de inversión y beneficios correspondientes. Recuerda que el documento debe ser claro, objetivo y bien estructurado, transmitiendo profesionalismo y confianza.
Realiza una presentación atractiva de la propuesta
No sirve de nada tener una propuesta de patrocinio completa y viable si no se presenta de manera atractiva. Invierte en una presentación visualmente agradable, utilizando diapositivas u otros recursos que faciliten la comprensión y capten la atención del posible patrocinador.
En la presentación, sé claro y conciso, destacando los puntos principales de tu proyecto y los beneficios de la asociación. Muestra cómo la empresa patrocinadora se beneficiará en términos de visibilidad, medios y promoción de marca. Demuestra que te has dedicado a la preparación de la presentación y transmite confianza en que el evento se llevará a cabo de manera profesional y exitosa.
Destaca los beneficios para el patrocinador
Al buscar patrocinio, recuerda que las empresas están interesadas en los beneficios que recibirán a cambio. Muestra claramente cuáles son los beneficios que el patrocinador obtendrá al invertir en tu evento. Explica cómo la asociación puede generar más visibilidad, aumentar las ventas, fortalecer la imagen de la marca, atraer nuevos clientes y generar interés en el mercado.
Además, muestra cómo el patrocinador puede contribuir al evento, ya sea mediante apoyo financiero, suministro de obsequios, impresión de materiales promocionales o difusión en medios de comunicación. Presenta las cuotas de patrocinio de manera clara y objetiva, informando sobre los valores y los beneficios ofrecidos en cada nivel de inversión.
Realiza un seguimiento y valora a los patrocinadores
Después de obtener patrocinios, es importante mantener una buena relación con los socios y valorar su contribución. Cumple con todas las obligaciones acordadas, como la inclusión de logotipos en materiales promocionales y agradecimientos públicos durante el evento.
Además, busca oportunidades para ofrecer beneficios adicionales a los patrocinadores, como la participación en eventos exclusivos o acciones de marketing conjuntas. Mantén un canal de comunicación abierto y estate siempre disponible para resolver dudas y recibir comentarios.
Conclusión
Obtener patrocinios y asociaciones para eventos es un desafío, pero con las estrategias correctas y una propuesta atractiva, puedes atraer socios ideales para el éxito de tu evento. Recuerda investigar empresas relacionadas con tu evento, conocer la empresa a la que pedirás patrocinio, desarrollar una propuesta completa y viable, realizar una presentación atractiva, destacar los beneficios para el patrocinador y realizar un seguimiento y valorar a los patrocinadores.
Con dedicación, planificación y profesionalismo, aumentarás tus posibilidades de obtener patrocinios y llevar a cabo eventos exitosos. ¡Buena suerte!
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